Implementación de sistema informático de la empresa Boticas San Francisco E.I.R.L (página 2)

Partes: 1, 2

• Sistema tipo ERP, el cual cubre
todas las operaciones de la farmacia• Punto de venta de
fácil interacción• No importa el
número de sucursales ni usuarios• Toda la
información se encuentra centralizada para una mejor toma
de decisiones entre las áreas.• Compra
Inteligente, Óptimos y días de inventario, son
características que harán que el inventario siempre
sea el más adecuado y evite tener
sobre-inventario.• Las nuevas funcionalidades van
encaminadas a la operación de la farmacia, ya que las
peticiones son hechas directamente por los
usuarios.• Una plataforma actualizada ya que por la
retroalimentación de nuestros clientes esta no cae en la
obsolescencia.• Ambiente Windows

Funciones:

• Modulo de Punto de venta
con alertas en pantalla• Servicio a domicilio listo
para Call-Center• Control de venta a crédito a
empleados con límites de crédito
definidos• Mensajes de salida y alertas para una mayor
ayuda al empleado• Procesos de venta a Instituciones
Bancarias, Seguro Popular, Gobierno y Aseguradoras, definidos
desde sitio central.• Recepción de pagos con
tarjeta de crédito y
débito• Facturación
Electrónica• Registro de comisiones a
vendedores.• Conocimiento de existencias en sucursales
de manera inmediata por sistema• Contabilidad, Bancos y
Caja General actualizándose en cada operación que
se realiza. • Conocimiento y petición de
medicamento en otras sucursales antes de realizar pedido para una
mejor rotación de inventario.• Venta de tiempo
aire, evitando los inventarios físicos, así como la
recepción de pagos de servicios (luz, agua, cable,
teléfono, etc.)• Comisión por venta de
medicamento para incentivar la venta en
mostrador.• Niveles de seguridad por campo, roles,
usuarios, registro de huella digital y fotografía
así como vencimiento de password
configurable.• Control de las promociones por fecha o
cantidad establecida, así como su conocimiento en cada
Punto de Venta al momento.

Beneficios

Control de toda la operación del punto de
venta: ventas, compras, devoluciones, ajustes de inventario,
pedido a mayoristas, ventas a domicilio y traspasos entre
sucursales.
Análisis de información para una
correcta toma de decisiones y formulación de
estrategias.
Optimización de las ventas, mediante un
control de productos equivalentes y sustitutos "no más
productos negados".
Permite la administración de varias
sucursales y tener la información en
línea de todo lo que pasa; pero sobre todo el control
de estas sin importar las operaciones de
cada una.

Alcances:

Emisión de vales para clientes para
intercambio en otras sucursales por falta de
producto.
Venta a domicilio con monitoreo del pedido hasta la
recepción del dinero en caja.
Generación de cortes parciales.
Alerta de efectivo máximo en caja para mayor
seguridad.
Control de devoluciones.
Control de costos.
Control de productos pedidos vs productos
recibidos.
Toma de inventario físico de forma
electrónica o manual para su comparativo vs inventario
teórico.
Análisis de utilidad, desplazamiento por
zonas, ventas.
Información en línea de todo lo que
pasa en los PV.

6.6.4 Implementación del ERP:

-Pharmacy Soft le ayudara a realizar las compras
automáticas seleccionando la mejor opción en ese
momento.

-No más productos negados, al contar
con un módulo donde se podrá consultar las
equivalencias o productos sustitutos (tanto genéricos como
de patente) cuando no tenga existencia de lo que le
requieren.

-Una mejor operación del punto de venta, al
contar con toda la información en sitio.-Sistema
automático de control de inventario (optimo) desde
temporalidad, demanda, nivel de surtimiento, etc.

Fases para la implementación de Pharmacy
soft:

El proyecto de la implementación del ERP Pharmacy
soft debe seguir los siguientes pasos:

Inicio: el proyecto se origina debido a la
identificación de necesidades, problemas u
oportunidades por parte de la empresa. Para poder hacer
frente a estos posibles escenarios la empresa decide
emprender un proyecto. En este caso lo que dio origen
fue la identificación de los diversos problemas y la
posibilidad de implementar un ERP que solucione gran parte de
ellos. En esta fase se analizan los problemas, se les
clasifica, se estudian sus causas y posibles alternativas de
solución. Finalmente se escoge la más adecuada
(en este caso la implementación del Pharmacy
soft), se empiezan a realizar las primeras investigaciones
sobre ERP más adecuados para la
empresa, cuál sería su
costo, cuánto tiempo se necesitaría y el
personal necesario para poder llevar a cabo el proyecto. En
este caso se escogió este ERP porque fue desarrollado
íntegramente para el sector farmacéutico y de
retail, ha demostrado su efectividad en diversas empresas y
el costo es accesible para Boticas San Francisco.
Planificación: en esta fase se
detallan los pasos necesarios para la posterior
ejecución del proyecto. Dentro de este punto se deben
desarrollar las siguientes fases, para su posterior
implementación:

Requerimientos: el ERP puede ayudar
a mejor el funcionamiento en conjunto de la
organización, lo cual incluye los procesos de la
misma. En esta fase se define qué es lo que la
empresa quiere que el sistema sea capaz de realizar en la
organización

Proceso Financiero:

– Operaciones de contabilidad financiera, sencillas y
rápidas

– Gestión de pagos y cobros automáticos,
con impresiones y Ficheros

– Integración herramientas de MS
Office

– Conexiones con bancas electrónicas

Proceso de control de costes:

– Obtención de resultados que ofrece cada
segmento de mercado

– Planificación de costes e ingresos por
área de negocio

– Informes de cuenta de resultados en tiempo
real

– Disponibilidad del coste del producto en tiempo
real

Proceso de comercialización y
facturación:

– Gestión de datos de clientes
centralizados

– Gestión de créditos de
clientes

– Registro de históricos de precios,
impuestos

– Proceso de facturación rápida y
sencilla

– Informes de evaluación de pedidos, entregas y
facturas

– Integración automática con resto de
áreas

Proceso de compras y materiales:

– Gestión de datos centralizados, tanto
logísticos, como financieros

– Registro de históricos de precios
(material-proveedor)

– Valoración separada por lotes

– Verificación de facturas recibidas.

– Gestión de stocks.

– Informes de análisis de pedidos, entrada y
facturas

– Integración de resto de áreas

Proceso de control de calidad:

– Planificación e inspección automatizadas
en aprovisionamiento.

– Inspección en devolución de
productos

· Diseño: en este caso en
concreto, la empresa va a comprar un ERP que ya ha sido
diseñado acorde a las necesidades del sector
farmacéutico de retail, la empresa no va a diseñar
un ERP ya que esto requeriría de conocimientos
tecnológicos muy especializado y la empresa no cuente con
el personal adecuado para desarrollarlo, la empresa
también podría recurrir a una empresa externa que
le diseñe un ERP a su medida, pero esto
tomaría tiempo, es por ello que en este caso nos enfocamos
a que la empresa simplemente adquiere un ERP ya desarrollado y
diseñado previamente y tan solo lo implementa en la
empresa.

· Desarrollo: en este fase se pone
énfasis por conocer el funcionamiento del
ERP Pharmacy soft, así como instruir a los
trabajadores de la empresa (futuros usuarios) para la
utilización del ERP, se sientan familiarizados con el
mismo y comprendan que esta herramienta les permitirá
optimizar su trabajo y mejorar el funcionamiento en conjunto de
la empresa. Esto garantizará que el sistema será
utilizado al máximo, tanto desde el punto de vista del
negocio, como de la utilización de recursos. En esta fase
se puede realizar la capacitación de los trabajadores para
el uso del Pharmacy soft.

· Pruebas piloto: En esta fase lo que
se busca es poner a prueba los diversos módulos
del Pharmacy soft, para conocer el verdadero funcionamiento
en la práctica y las operaciones del día
a día y para detectar cualquier problema o
inconveniente que se presente, esto se hace para poder prevenir y
detectar estas ocasionales fallas antes de que el sistema sea
ejecutado y la empresa dependa de él. En esta fase se
planifica las diversas pruebas pilotos que se harían en
cada una de las áreas de la empresa (financiero, control
de costos, compras, control de calidad), el personal involucrado
que participaría en ellas y cuánto tiempo
tomarían cada una de estas pruebas y en su
conjunto.

· Implementación: en esta
última fase se procede a instalar el ERP. Se realizan
todas las coordinaciones pertinentes para esta etapa, así
como se define el personal encargado de realizar este
procedimiento, el tiempo que llevaría a cabo y el costo
que tendría para la empresa Posterior a esto se debe tener
un mantenimiento constante del programa. También se debe
definir cuál será el costo y quien realizará
dicho mantenimiento. El tiempo de implementación para
un empresa del tamaño de Boticas San Francisco y
trabajando en todas las ciudades de manera
simultánea se estima de aproximadamente 2 a 3 meses y
el costo sería de aproximadamente 200 dólares por
usuario.

Ejecución: en esta fase se pone en
marcha todo lo detallado en la fase anterior de
planificación, es decir ya se da inicio al proyecto de
implementación, las personas empiezan a realizar las
labores para las que han sido asignadas en cada una de las
etapas, empieza a contabilizarse y transcurrir el
tiempo en el que proyecto ha sido planificado ejecutarse y a
desembolsarse el dinero necesario para llevarlo a
cabo.

Seguimiento y control: una vez el que el ERP
es instalado y puesto en marcha dentro de la
organización, se debe hacer un seguimiento del mismo y
un control de manera periódica para que todo funcione
eficientemente debido a que el correcto funcionamiento de la
empresa dependerá en gran medida de esta nueva
aplicación instalada. Es en esta fase donde se ponen
en práctica todas las políticas y los
procedimientos destinados a garantizar la operación
continua del sistema. La empresa debe designar el personal
para llevar a cabo el mantenimiento en cual puede ser interno
o externo a ella, y además considerar cual será
el costo de las opciones para dicho seguimiento y
control.

Cierre: etapa en la cual el proyecto ya se
implementó en la empresa, debido a que un proyecto por
su naturaleza es temporal y el fin del mismo (aplicar el ERP)
ya se alcanzó, dicho proyecto se da por concluido y lo
único que queda hacer es el mantenimiento
constante

6.6.5 Presupuesto:

Compra: 10 000
solesCosto de personal: Costo por implementación en cada
sucursal: 500 soles.Costo de mantenimiento: 150 soles por
sucursal

6.6.6 Personal encargado:

Encargados de la implementación: 2 personas por
sucursal, en el caso de San miguel de El Faique 4.

6.6.7 Tiempo: Diagrama de Gantt:

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